Teamfindung – 5 Tips für den Start in die erfolgreiche Zusammenarbeit

Teamfindung

In diesem Artikel geben wir 5 Tips, wie Sie die Zusammenarbeit in neuen Teams durch einen gelungen Workshop zur Teamfindung erfolgreich ankurbeln können.

TIPP 1 – BERÜCKSICHTIGEN SIE DIE PHASEN DER TEAMFINDUNG

Alle Teams durchlaufen die folgenden vier Phasen (kurzer Überblick) der Teamfindung:

Teamentwicklungsuhr für die Teamfindung

    1. Forming: Das Team kommt erstmals zusammen und lernt sich kennen. Diese Phase ist oftmals geprägt von Abtasten, Zurückhaltung und freundlichem Miteinander
    2. Storming: In dieser Phase geht es um die Rollenverteilung. Sie muss auf jeden Fall durchlaufen und abgeschlossen werden. Hier entstehen Konflikte, Kompetenzgerangel und es klärt sich langsam, wer welche Position in der Gruppe einnimmt. Klingt erstmal unangenehm, ist aber vollkommen normal.
    3. Norming: Nach der Klärung von Rollen und Hierarchie findet sich das Team langsam und entwickelt eigene Normen, erwünschte Verhaltensweise entstehen und man wird langsam arbeitsfähig.
    4. Performing: In dieser Phase ist die Teamfindung abgeschlossen und das Team ist in seiner Blüte angelangt. Es zeichnet sich durch gute Leistungen aus. Konflikte werden konstruktiv ausgetragen.

Um schnell ergebnisfähig zu werden, geht es vor allem darum die ersten beiden Phasen rasch hinter sich zu lassen. Stellen Sie daher von Anfang an sicher, dass Sie beim Kick-Off Zeit einplanen für:

#1 GEGENSEITIGES KENNENLERNEN

#2 KLÄRUNG DES GEMEINSAMEN ZIELES

#3 DEFINITION DER ROLLEN

#4 AUFGABENVERTEILUNG

Das Durchlaufen der Phasen der Teamfindung lässt sich durch den Einbau eines Katalysators in das Kick-Off beschleunigen. Hier kommt bspw. einem erlebnisorientierten Teambuilding Event in Frage.

38 Teambuilding Ideen als pdf zum mitnehmen!

IM NEWSLETTER

Sie erhalten das pdf mit den 38 teambildenden Maßnahmen, ca. einmal im Monat ein Update zu neuen Teambuilding Ideen und Infos über neue Blogbeiträge.

So wird die Phase des Kennenlernens beschleunigt und gleichzeitig entspannt und das Team kann sie schnell hinter sich lassen. Im Idealfall geht es schon relativ früh in die Storming Phase.

TIPP #2 – BINDEN SIE IHRE MITARBEITER AKTIV IN DIE TEAMFINDUNG EIN!

Es ist zwar oft verlockend, ein ganzes Seminar oder einen Workshop in Frontalbeschallung zu gestalten. Hilfreich ist das in diesem Fall allerdings nicht. Mit diesen zwei Schritten, binden Sie Ihre Mitarbeiter ein:

#1 ERHÖHEN SIE DIE RELEVANZ: Haben Sie schon im Vorfeld der Veranstaltung ein offenes Ohr für aktuelle Probleme Ihrer Mitarbeiter. Finden Sie heraus, wo der Schuh drückt und kategorisieren Sie die Ergebnisse. Darauf aufbauend können Sie ein Temafindungsseminar gestalten.

#2 UMSETZUNG: Im zweiten Schritt überlegen Sie, was zu tun ist und was Ihren Mitarbeiter hilft: Benötigen Sie mehr Informationen oder muss gemeinsame an Lösungen gearbeitet werden

Laut einer Studie vonHaufe/TNS Infratest wünschen sich 36% der Mitarbeiter eine stärkere Einbindung in Entscheidungen.

Ein tolles Tool für die aktive Einbindung auf Workshops und Trainings ist Poll-Everywhere.

TIPP #3 – LASSEN SIE DEN SPASS NICHT ZU KURZ KOMMEN!

Onboarding DayFirmenveranstaltung können eine langatmige Angelegenheit sein. Aber nicht Ihres!

#1 SPASS STATT LANGEWEILE: Um positive Erinnerungen zu schaffen sorgen Sie dafür, dass das Kick-Off nicht nur daraus besteht, die Köpfe qualmen zu lassen. Setzten Sie zur Teamfindung auch auf gemeinsame Aktivitäten und teambildende Maßnahmen.

#2 POSITIVE ERINNERUNGEN: Gestalten Sie ein Teamfindungs-Event, dass neben Ziel-, Rollen- und Aufgabenklärung auch positive Erlebnisse schafft, die das Team zusammenschweißen. So entstehen positiv besetzte Erinnerungen. Und die bleiben länger im Gedächtnis als die 244. Powerpoint-Schlacht 😉

#3 NICHT NUR ARBEIT: Statt den ganzen Tag an die Arbeit zu denken, räumen Sie den Kollegen etwas Freiraum ein. Wenn Sie sich schon die Zeit nehmen, sollte es auch die Möglichkeit zu ungezwungener Freizeitaktivität geben.

TIPP #4 – NUTZEN SIE EINE AUSSERGEWÖHNLICHE LOCATION

Des Maklers Lieblingsspruch gilt auch hier: LAGE, LAGE, LAGE:
Die Wahl der Location für Ihren Teamfindungs Workshop ist mit für den Erfolg der Maßnahme entscheidend: Soll es wirklich in den eigenen vier Wänden sein?

Besser nicht!

Es bietet sich an, die Veranstaltung an einen anderen Standort zu verlegen. So kommt niemand in Versuchung, die Mittagspause mit anderen Kollegen zu verbringen oder mal eben schnell zurück an den Arbeitsplatz zu laufen.

Schön sollte es sein und gleichzeitig gut erreichbar. Gutes Essen ist nie ebenso nie hinderlich.

LOCATION FÖRDERT KREATIVITÄT:

In Betonbunkern aus den 70ern mit niedrigen Räumen zu schmoren war wahrscheinlich schon damals nicht der Bringer. Es gibt wirklich tolle Tagungs und Meetinglocations. Suchen Sie also einen Ort, der zu Kreativität und Offenheit einlädt.

Tipp #5 – Gemeinsame Aktivität als i-Tüpfelchen

Teambuilding Turmbau

 

 

Warum das Sinn macht?

#1: ERLEBNISORIENTIERTE ÜBUNGEN ermöglichen zu erfahren, wie die Anderen „ticken“. Wer wie denkt, entscheidet und handelt und generell, welche Typen die Kollegen so sind. So kann man schnell erkennen, wer für welche Aufgaben und Rollen besonders geeignet ist.

#2 PERSPEKTIVWECHSEL: Workshops und Seminare zur Teamfindung ermöglichen zudem  den Wechsel der Perspektive: Man kann quasi live erleben, wie sich die Rolle der Führungskraft respektive des Mitarbeiters anfühlt. So kann Wertschätzung für die verschiedenen Rollen und Aufgaben der jeweils anderen entwickelt werden.

Fazit Teamfindung

Es macht auf jeden Fall Sinn, zum Start der gemeinsamen Zusammenarbeit oder bei Veränderungen des Teams einen Tag zur Teamfindung einzuplanen. So wird gewährleistet, dass sich das Team schnell entwickelt, Rollen und Aufgaben klärt und damit arbeitsfähig wird.

Sollten Sie auf der Suche nach Inspiration sein, schauen Sie doch mal bei unseren Teambuilding Ideen vorbei!

Benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung? Wir helfen gerne und unterstützen mit Rat und Tat für Ihr nächstes Teamtraining.

13 Außergewöhnliche Event-, Seminar- und Tagungslocations

Kennen Sie das? Sie sind auf der Suche nach Tagungslocations für Ihre nächste Veranstaltung und sind nicht sicher, welche Sie wählen sollen?

In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige unsere Lieblingslocations vor.

Egal ob Meetingraum, Besprechungsraum, Eventlocation oder ganzes Seminarhotel.

Es ist für jeden was dabei!

Vom rustikalem, historischen Gemäuer bis hin zum luxuriösen Schloss, in dem Sie neben vielen anderen Dingen auch einen Seminarraum mieten können. Alles inklusive. Ob Sie nun einen Besprechungsraum suchen oder eine riesige Halle für ein großes Gruppenevent – im Artikel ist garantiert etwas dabei.

Nur eines werden Sie in diesem Beitrag nicht finden: Den lieblosen Betonbunker aus den 70ern aus Seminarzentrum genannt.

In den meisten Locations waren wir schon selbst und können Sie bedingungslos empfehlen. Allerdings hat jeder dieser Orte seinen ganz eigenen Charme und Charakter – und damit einhergehend manchmal auch den ein- oder anderen Nachteil, den man aber durchaus in Kauf nehmen kann.

Denn: Eine außergewöhnliche Location ist einer der Punkte, die zur bleibenden Erinnerung an eine Veranstaltung beitragen. Und Businesshotel mit klimatisierten Seminarräumen hat man schon an den anderen 300 Tagen im Jahr.

Die Locations sind wild in der Republik verteilt. Hier eine kleine Übersicht:

Inhaltsverzeichnis

Bickenbach/ Bergstraße – Trainstop
Berlin – Spreegut
Oberreichenbach / Speassert – Hof Zippur
Münsingen / schwäbische Alb – Hofgut Hopfenburg
Sankt Peter Ording / Nordesee – Beach Motel
Kleinheubach / Main – Schloss Löwenstein
Neumünster – Altes Stahlwerk
Saarland – Hofgut Imsbach
Rüdesheim/ Rhein – Jagdschloss Niederwald
Lüneburger Heide – Gut Thansen
Rhein-Main / Chamäleon Beach
Köln / Die Wohngemeinschaft
Die Plattform für Meetingräume – Spacebase

1. Trainstop

Trainstop ist die etwas andere Location für alle aus dem Rhein-Main Gebiet. Es handelt sich um einen umgebauten Bahnhof aus dem Jahre 1848. Das alte Gemäuer steht in Bickenbach an der Bergstraße und ist auch heute noch mit dem Zug zu erreichen.
Es ist nicht riesig groß und wird von einem extrem charmanten und zuvor kommenden Paar geführt.

Das tolle daran:

Wenn man den Bahnhof bucht, ist man im Prinzip alleine dort. Also: Keine andere Gruppen, mit denen man sich arrangieren muss. Man ist völlig unbeobachtet und kann so im Umfeld des Bahnhofes auch mal Dinge tun, die man normalerweise in Tagungshotels nicht ungestört machen kann, bspw. Teamübungen.

Bewirtet wird nach Wunsch entweder durch einen Caterer oder Live-Cooking. Besonders interessant: Der Speisenfahrplan im Bahnhofsmotto.

Ausstattung: Alles was man braucht: Beamer, Flipcharts, Metaplanwände, Moderationsmaterialien, kostenfreies W-LAN.

Kleines Manko ist die Größe, denn der Bahnhof lässt sinnvolles Arbeiten nur mit maximale 40 Teilnehmern zu. Der Außenbereich ist nutzbar, allerdings nicht sehr groß.

Ort: Bickenbach/ Bergstraße.

Mehr Infos gibts direkt bei Trainstop.

2. Spreegut in Berlin

Klein aber Fein, denn der Meetingraum ist nur für eine bis 8 Personen geeignet. Sie wollen einen Raum für ein Meeting, Workshop, Training oder Seminar mieten. Und das ganze noch in Neukölln? Dann ist Spreegut wohl das richtige für Sie.
Highlight ist vor allem die Ausstattung, denn hier fehlt nichts, was man für kreatives arbeiten im Workshop benötigt:
Es gibt:

  • Höhenverstellbare Tische
  • Eine beschreibbare Wand
  • ein in allen Lagen nutzbares Flipchart

Ansonsten natürlich Standards wie Beamer etc.

Mehr Informationen und Buchung direkt bei Spreegut

3. Hof Zippur / Frau Oriot

Eine ganz besondere Tagungslocation, die nicht wirklich etwas für Jeden ist und das auch gar nicht sein will.

Wer es allerdings rustikal, historisch, familiär und liebevoll mag, ist hier genau richtig. Es handelt sich hierbei nicht um klassische Seminarräume, sondern um einen historischen Hof mit Ferienwohnung. Diverse Räume können auch für Workshops und Events mit kleinen Personenzahlen genutzt werden.

Ausstattung: Fehlanzeige. Wer etwas braucht, muss es selbst mitbringen!

Ort: Vogelsberg Spessart Oberreichenbach
Mehr Infos gibt es hier.

4. Hofgut Hopfenburg

Die Hofgut Hopfenburg bietet vor allem für die Übernachtung ganz außergewöhnliches Ambiente. In umgebauten Zirkuswägen, Wohnmobilen, amerikanischen Wohnmobilen, Tipis, Jurten, Roulotten oder Apartments kommt eine ganz besondere Glamping-Atmosphäre auf.

Zudem sind Seminar- und Veranstaltungsräume mit Ausstattung sowie Außengelände vorhanden. So können auch größere Gruppenevents gut durchgeführt werden.

Ort: Münsingen / Schwäbische Alb

Zur Webseite.

5. Sankt Peter Ording- Beach Motel

Das Beach Motel in Sankt Peter Ording ist eine keine Perle, weil hier nicht der klassisch-strenge Business-Charme der Betonburgen, auch Seminarzentren genannt, durch die Räume weht. Sondern: Frische Nordseelust und Surferstyle. Nichts desto trotz sehr hochwertig eingerichtet, in Sachen Seminarausstattung und Technik alles vorhanden was muss. Die Seminarräume selbst sind großzügig und es besticht die Liebe zum Detail in vielen Kleinigkeiten.

Achtung, nicht erschrecken: Die Begrüßung findet direkt per „Du“ statt. Aus den Businesshotel-Klassikern ist man anderes gewohnt, aber so ist es auch durchaus erfrischend.

Besonderes Schmankerl: Um Seminarphasen mit Entspannung oder kreativen Phasen abzuwechseln liegt der Strand nur ein paar Meter hinter den Dünen direkt am Hotel.

Die Buchung muss hier allerdings sehr frühzeitig erfolgen, da das gute Stück meistens proppevoll ist 🙂

Hier gehts zur Webseite

6. Schloss Löwenstein am Main

Tagungslocation Schloss LöwensteinVon Rainer LippertEigenes Werk, CC BY-SA 3.0, Link
Schloss Löwenstein liegt im unterfränkischen Kleinheubach direkt am Rhein, ca. 30 Minuten von Aschaffenburg entfernt. Bei Ankunft im Hotel wird die Gruppe vom Schlossherrenehepaar in der Eingangshalle begrüßt.

Gut sichtbare Rezeption? Fehlanzeige! Man befindet sich direkt in einem einladenden Eingangsbereich mit Flügel, Bar, Snacks und Sitzgelegenheiten, die auch wirklich zum Sitzen einladen.

Großzügige Seminar- und Tagungsräume, herrschaftliches und gleichzeitig entspanntes Ambiente sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen. Der Schlossgarten ist nutzbar und so kann bei gutem Wetter auch ein Teil der Veranstaltung nach draußen verlegt werden.

Abgerundet wird das ganze durch verschiedene Aktivitäten, entweder draußen, oder im „Spielzimmer“ – Billardtisch, Bogenschießen, Fahrradfahren. Alles möglich.

Wer mehr erfahren will: Klick.

7. Altes Stahlwerk Neumünster

Das alte Stahlwerk ist für mich vor allem eines: Kreativ gemacht und eingerichtet. Von der Organisation eher Business und Lifestylehotel macht es einem durch die zahlreichen kleinen Details, wie den liebevoll eingerichteten Essensbereich oder drahtlose Verbindung zum Beamer, das Leben einfach leicht.

Das offene, kreative und an die alte Funktion des Gebäudes erinnernde Ambiente macht kreative Workshops, Seminare und Trainings möglich.

Da nur wenig Außengelände zur Verfügung steht und das ganze in der Stadt steht ist es für Outdooraktivitäten nicht wirklich geeignet.

Mehr Informationen auf der Webseite

9. Hofgut Imsbach / Saarland

Das Hofgut Imsbach liegt in wunderschöner Landschaft sehr abgelegen im Saarland. Damit ist es ein idealer Ort, sich einmal vom Alltag zu verabschieden, um „am Job“ statt „im Job“ zu arbeiten und auchmal gemeinsam ein wenig zu entspannen.
Das Hofgut hat Zimmer und Seminar sowie Tagungsräume in verschiedensten Größen zu bieten. Damit ist es für kleine Workshops, Trainings und Seminare sowie Tagungen, Konferenzen und Events bestens geeignet.
Kleines Schmankerl am Rande. Mit dem Offizierspfad geht einer der schönsten Premiumwanderwege direkt am Hotel vorbei.
Einzige Einschränkung: Schlechter Handyempfang.
Ausstattung: Alles vorhanden, was man für Seminare, Trainings und Events benötigt. Man kann neben dem kompletten Paket mit Übernachtung und Verpflegung auch einfach nur einen Seminarraum mieten.
Ort: Theley im Saarland
Mehr Informationen gibt es auf der Webseite.

10. Hotel Jagdschloss Niederwald (Rüdesheim am Rhein)

Das Tagungshotel Jagdschloss Niederwald besticht vor allem durch sein Lage. In malerischer Landschaft über dem Rhein in der Nähe des Niederwald Denkmales. Großzügige Räumlichkeiten bieten auch für interaktive Seminare, Workshops, Trainings und Events genügend Raum.

Durch die Lage oberhalb des Rheins und die Landschaft drumherum kommen auch die Nebenaktivitäten nicht zu kurz.

Ort: Rüdesheim am Rhein.

11. Gut Thansen in der Lüneburger Heide

Etwas abgelegen liegt das Gut Thansen. Der Qualität der Location tut dies allerdings keinen Abbruch. Toller Service, ein angenehmes Ambiente, gute Ausstattung und großzügige Räumlichkeiten sorgen dafür, dass Seminare und Events problemlos durchführbar sind.

Auch das Außengelände ist für Aktivitäten nutzbar. Drumherum gibt es jede Menge Wald Felder und Wiesen.

Besonders hervor zu heben: Das coole Ambiente des Restaurants.

Direkt angeschlossen ist eine Eventagentur für erlebnisorientierte Events zwischendurch.

Ort: Amelinghausen / Lüneburger Heide

Mehr dazu hier:

12. Eventlocation für Großveranstaltungen in der Nähe von Frankfurt – Chamäleon Beach

Besticht durch die schiere Größe (40.000qm) und das coole Personal. Unprätentiös, humorvoll und auf den ersten Blick kein bißchen businesslike – und gerade deshalb absolut erfrischend.

Nichts desto trotz hochprofessionelle Organisation von Veranstaltungen. Von kleinen Räumen bis zu einer riesigen Halle und 20.000 qm Außengelände ist alles vorhanden, was das Herz begehrt. Verlässliche Technik- und Eventpartner machen das ganze zum Rundum Sorglospaket für alle, die eine Veranstaltung vorbereiten.

Hier kann man also auch mit wirklich riesigen Gruppen eine Vielzahl an Events abhalten, ohne Sorge haben zu müssen, dass sich gegenseitig auf den Füßen gestanden wird.

Hier gehts zur Website.

13. – Die Wohngemeinschaft – Coole Veranstaltungslocation mitten in Köln

tagungslocations
Die Wohngemeinschaft in Köln durften wir anlässlich unserer Mission Axolotl mit einer Führungskräfteveranstaltung im Mai 2018 besuchen. Wir haben schnell gemerkt, dass wir in einer ganz besonderen Location angekommen sind.

Sie besticht durch eine ganze Menge Dinge:

Zum Beispiel die wirklich außergewöhnliche Atmosphäre, die auf den ersten Blick etwas hippiemäßig wirkt. Beim weiteren Vorantasten, wird allerdings schnell klar, dass alles höchst professionell organisiert ist. Durch das lässige und authentische Auftreten wird man aber als Gast in eine besondere Stimmung versetzt: Alles ist etwas lockerer, gelassener und lustiger als im klassischen Tagungstempel.

Trotzdem: Orga und Ausstattung sind absolut professionell.

Ein paar Highlights im Überblick:

Da ist der ausrangierte Bulli gegenüber der Bar, in dem man es sich mit Drinks gemütlich machen kann. Oder die individuelle Einrichtung eines jeden Tagungsraumes bzw. eines jeden Zimmers.

Ich könnte noch mehr erzählen, allerdings muss man diese Location einfach mal selbst besucht haben!

Wer mehr sehen möchte: Die Wohngemeinschaft.

14. Die Plattform für coole Workshop Locations: Spacebase

Bisher war nichts dabei und Sie wollen sich nochmal selbst auf die Suche machen? Probieren sie es doch mal bei Spacebase! Hier sind die besten Meetingräume Europas zu finden und man kann ganze einfach Workshop Locations am Ort der Wahl angezeigt bekommen.

Dabei sind absolute Highlights zu finden, wie beispielsweise ein Workshop-Loft in Frankfurt, ein Kreativraum in Berlin oder ein Loft in einem alten Fabrikgelände in Hamburg.

Hier reinzuschauen lohnt sich auf jeden Fall!

Man erfährt auf einen Blick alles wissenswerte zu Ausstattung, Personenzahl, Versicherung und Stornobedingungen für die Meetingräume.

Und der ein oder andere Ort eignet sich zudem als Event- und Tagungslocation.

Fazit Tagungsloactions

In Deutschland gibt es jede Menge tolle Orte, an denen sich Workshop Räume finden, die für Tagungen, Seminare oder Teamtrainings geeignet sind. Es sind mehr als man denkt und manchmal liegen sie näher als man denkt.

Im Zweifel einfach Spacebase nutzen und schauen, auf welches Kleinod man stößt!

Kick-Off Meetings erfolgreich gestalten – So startest Du erfolgreich in Dein Projekt

Kick-Off Meeting

In diesem Artikel zeige ich Dir, warum ein Kick-Off Meeting so wichtig für den Erfolg eines Projektes ist. Außerdem erfährst Du, wie Du so ein Meeting gestalten kannst, damit es erfolgreich wird.

Und welche Stolperfallen Du vermeiden solltest.

Stell Dir vor, Du trainierst eine Fußballmannschaft. Aber: Nur zwei Spieler wissen, worum es in dem Spiel überhaupt geht. Vor dem ersten Spiel hat die Mannschaft noch nie zusammen trainiert. Keiner weiß, in welcher Liga gespielt wird. Und wer welche Position besetzt ist auch nur so halb klar…

Was dieses Szenario mit einem Kick-Off Meeting zu tun hat?

Naja, so (oder so ähnlich) startet ein Projekt, wenn die Kick-Off Veranstaltung nicht genutzt wird, um den Start ins Projekt optimal zu gestalten. Oder gar nicht stattfindet.

Denn:

Wenn sie nicht stattfindet, fehlt gemeinsame Zeit, in der Ziele kommuniziert werden, Rollen geklärt, die Zusammenarbeit definiert und offene Fragen beantwortet. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Teamfindung.

Aber eines nach dem anderen?

Was ist ein Kick-Off Meeting?

Eine mögliche Definition: Im Projektmanagement markiert das Kick-Off Meeting den Start des Projektes: Alle Beteiligten (das Projektteam) treffen sich in dieser Besetzung (häufig) zum ersten Mal. Inklusive aller Stakeholder, also aller irgendwie zum Projekt in Beziehung stehenden Personen sowie der Projektleitung. Und gemeinsam wird der Startpunkt für das Projekt gesetzt. Mehr dazu findest Du hier.

Die Kick-Off Veranstaltung ist eine der wichtigsten Stationen im Projekt

Es beinhaltet das Vorbereiten des Teams auf die kommenden Aufgaben und darauf, ein definiertes Ziel unter Einhaltung des Budgets in einer bestimmten Zeit zu erreichen.

Die erste Möglichkeit, sich zu beschnuppern

Es bedeutet auch, die erste Möglichkeit für das Projektteam sich vor dem Start des ab und an irren Projektgeschäftes kennen zu lernen und die Aufgaben, Rollen und Zusammenarbeit zu definieren.

Also so etwas wie das Kennenlernen die Einsatzbesprechung vor dem Start eines gemeinsamen Fluges. Wird hier etwas vergessen, oder geht etwas schief, wird man die daraus resultierenden Probleme während der ganzen Reise nicht los. Ob man dann das Ziel letzten Endes erreicht? Wenn ja wahrscheinlich schon. Allerdings ist die Reise dann mühevoller als sie sein müsste.

Aber auch, wenn Teams im Unternehmen neu gebildet oder Abteilungen zusammen gelegt werden, ist ein Kick-Off Event empfehlenswert.

Warum ein schlechter Start das ganze Projekt gefährden kann?

Ganz einfach: Wenn die Spieler nicht von Anfang wissen, worum es geht, was das Ziel ist und wer welche Aufgabe zu erledigen hat, entsteht viel Unklarheit. Und im schlimmsten Fall resultiert daraus Demotivation.

Was daran so schlimm ist?

Es kostet.

Zeit und Energie.

Die besser in das gemeinsame Vorwärtskommen investiert wäre. Und gegen Ende unter Umständen fehlt. Denn, wenn sich Klärungsprozesse über Wochen hinziehen, kommen die eigentlichen Aufgaben zu kurz.

Zudem müssen häufig verschiedene Fachbereiche zusammen arbeiten und ein gemeinsames Verständnis des Problems und der bestmöglichen Lösung entwickeln. Da ist es hilfreich, wenn man sich vorher schon ein wenig kennengelernt und zusammen „trainiert“ hat.

Stellen Sie sich vor, an einem Hundeschlitten würden alle Hunde in verschiedene Richtungen rennen, weil keiner weiß wo es lang geht.

Geht es auch ohne

Bei PMBOK® Guide, ICB 3.0 und PRINCE2® ist kein Kick-Off Meeting vorgesehen. Dabei kommt es sicherlich auf Art, Größe und den genauen Auftrag des Projektes an. Je größer, umfassender und bedeutender ein Projekt ist, desto eher macht auch eine Kick-Off Veranstaltung Sinn.

Die Aufgaben des Kick-Offs

Hier ein kurzer Überblick, darüber, welche Elemente das Kick-Off Meeting für einen erfolgreichen Start ins Projekt beinhalten sollten.

  • // Motivation der Projektmitglieder: Es gilt, alle auf den gemeinsamen Weg mit zu nehmen
  • // Klarheit schaffen über Ziele, Aufgaben und Rollen
  • // Verbindlichkeit erzeugen
  • // Eine solide Basis für die gemeinsame Zusammenarbeit schaffen
  • // Ziel verdeutlichen: Ohne klares Ziel, keine effektive Arbeit
  • // Kennenlernen des Projektteams und der Stakeholder
  • // Projektmarketing – Was machen die da?
  • // Kritische Punkte schon vorab kommunizieren, um vorbereitet zu sein.

Das Problem – Der verrückte Meeting Wahnsinn

Genau! Jeder kennt es:
Meetings über Meetings bestimmen mittlerweile den beruflichen Alltag. Wie soll man da den Überblick behalten und sich lange an ein Einzelnes davon erinnern?

Aber:

Genau das braucht das Kick-Off Meeting. Es muss eine bleibende Erinnerung hinterlassen, Fragen beantworten und den Spielplan liefern.

Du hast recht: Ganz. Schön. Viel.

Und leider denken wir immer so furchtbar rational: Alles nur in eine Präsentation gesteckt und bei der Kick-Off Veranstaltung einmal vorgestellt. Dann wissen ja alle bescheid. Und das vor allem in den heute allgegenwärtigen IT-Projekten.

Da stellt sich die alles entscheidende Frage:

Wie kann ich ein Kick-Off Meeting erfolgreich gestalten?

Die einfache Antwort:
Durch gute Planung. Und: Es gilt, aus dem Meeting ein Erlebnis zu machen, das bleibenden Eindruck hinterlässt. Und das natürlich im positiven Sinn.

Du fragst Dich jetzt wahrscheinlich, was zu tun ist?

Exkurs: eine kurze – und wahrscheinlich unvollständige – Liste

Diese Aspekte gilt es in der Vorbereitung zu beachten:

  • //Einladung aller Stakeholder
  • //Aufstellen der Agenda
  • //Zusammenstellen und Aufbereiten der wichtigsten Informationen
  • //Entscheidung über ein Präsentationsformat
  • //Raum für das Kennenlernen der Teilnehmer berücksichtigen
  • //Teamentwicklung starten
  • //Projektplan inkl. Meilensteine kommunizieren
  • //Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten kommunizieren
  • //Einordnung des Projektes in das große Ganze
  • //Fragen aufnehmen und beantworten
  • //Das Team mitnehmen und Feedback einholen

Wie mache ich das Meeting unvergesslich? – Die vier Elemente erfolgreicher Kick-Offs

Geht es nicht auch ohne diese vier Elemente? Na klar, aber dann wird es halt…
Das musst du unbedingt berücksichtigen:

#1 – Starte die Teamentwicklung. Sofort!

In ein Projekt zu starten, ohne vorher die Teamentwicklung angestoßen zu haben, ist wie eine Mannschaft ins Spiel zu schicken, die noch nie zusammen trainiert hat.
Warum das so wichtig ist?
Normalerweise wird ein Projektteam aus verschiedenen Fachabteilungen zusammengesetzt. Man kennt sich nicht und die Unsicherheit ist große. Über die eigene Rolle und die der anderen. Je eher man sich kennenlernt, desto schneller kann sich eine effektive Kommunikation untereinander entwickeln.

#2 – Nimm. Die. Mitarbeiter. Mit!

Alle sind neu hier. Viele haben schon etwas über das Projekt gehört. Manche mehr, manche weniger und manche nur Gerüchte.
Und:
Daraus entstehen Fragen. Viele Fragen.
Und die gilt es aufzunehmen und zu beantworten.

Denn:

Nur so kannst Du Deine Leute von Anfang an einbinden. Wenn es noch Unklarheiten gibt, gilt es auch das zu kommunizieren. Jeder muss wissen, wie lange das Spiel geht, wer der Gegner ist und wie die Taktik aussieht.

#3 – Vermeide „Death by Powerpoint®“

Es gibt viel zu kommunizieren. Leider ist es unheimlich verlockend, einfach alles in eine Präsentation zu packen und zu versuchen, alle Infos auf einmal in die Köpfe der Teilnehmer zu pressen. Leider funktioniert das nicht. Warum kannst Du hier lesen. Die Kurzform: Bei zu viel monoton präsentierter Information schaltet unser Gehirn nach kurzer Zeit einfach ab. Das Resultat: Es bleibt nichts hängen.

Im Gegenteil:

Es entsteht eine unangenehme Erinnerung an die erste Zusammenkunft des Projektteams.

#4 – Raus aus dem gewohnten Umfeld

Du willst Aufbruchstimmung erzeugen? Dann ist die perfekte Location dafür wahrscheinlich einer der altbekannten, inspirierenden, unternehmenseigenen Meetingräume.

—Nicht.

Wenn Du wirklich was reißen willst, musst Du dafür sorgen, dass die Teilnehmer an Deinem Kick-Off aus Ihren gewohnten Mustern heraus gerissen werden. Dabei geht es nicht darum, ein möglichst teures Tagungshotel zu finden. Sondern einfach mal was anderes zu sehen. Das kann eine außergewöhnliche, einfache Location sein oder auch einfach mal ein anderes Unternehmen.

Weitere Erfolgsfaktoren

Gute Vorbereitung

Alle Infos müssen da sein und es sollte Einigkeit innerhalb und zwischen dem Leistungsteam und Stakeholdern demonstriert werden.

Ansonsten droht eine Gefahr:

Dass die Stimmung schon vor dem Start des Projektes angeknackst ist.

Positive Stimmung erzeugen

Eine positive Stimmung ist unglaublich hilfreich beim Start in ein Projekt. Und auch wenn im Kick-Off zwischendurch mal diskutiert werden darf, sollte vor allem am Ende nochmal ein positiver Ausblick stehen.

Warum?

Dazu findest Du in diesem Artikel weitere Infos.

Protokoll erstellen

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit und doch so oft vernachlässigt: Das Protokoll.

Sollte allerdings jemand später mal nach Informationen fragen, ist es unheimlich hilfreich, wenn Folien, Flipcharts oder Moderationskarten noch da oder zumindest als Fotoprotokoll vorhanden sind.

Externe Moderation nutzen

Damit sich alle Teilnehmer nur auf Ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können, hilft es, externe Moderation in Anspruch zu nehmen. Entweder interne Trainer oder gleich einen externen Moderator.

So können alle Beteiligten frei mitarbeiten, ohne Ihre Energie und Ressourcen in einer Doppelrolle zu verbrauchen.

Du erkennst wahrscheinlich langsam, dass es für ein erfolgreiches Kick-Off Meeting vor allem eines braucht:

Mut.

Mut, die Dinge mal etwas anders, oder sogar ganz anders anzugehen. Denn nur so kann sich Deine Veranstaltung wohltuend von anderen abheben.

Die gute Nachricht: So schwer ist es nicht.

Und:

Wir haben da mal etwas vorbereitet:

Der Spielplan für deine Auftakttagung

Eine beispielhafte Kick Off Meeting Agenda für dein Meeting:
#1 Begrüßung durch die Projektleitung und kurze (interaktive) Vorstellung der Stakeholder
#2 Direkter Start ins gemeinsame (erlebnisorientierte) Kennenlernen/ Teambuilding (ca. 3 Stunden)
#3 Vorstellung des Projektes inklusive Einordnung, Meilensteinen und Zielen
#4 Interaktive Fragerunde zur Präsentation
#5 Vorstellung von Rollen und Aufgaben
#6 Interaktive Q&A Session (evtl mit Poll Everywhere)hierzu. Aber Vorsicht: Nicht das ganze Projekt in Frage stellen lassen.
#7 Sammele die Erwartungen der Projektmitglieder an die Projektleitung, damit Sie wissen, was die Mitglieder für die bestmögliche Performance benötigen.Stelle Umgekehrt die Erwartung an die Mitarbeiter klar.
#8 Gemeinsamer Ausklang

Eine ausführliche Checkliste für die Vorbereitung Deines Kick-Off Meetings gibt es hier.

Fazit Kick-Off Meetings

Ich hoffe, Du hast in diesem Artikel einen Überblick darüber bekommen, warum ein Auftaktmeeting so wichtig ist und wie das Kick-Off Meeting aussehen sollte, damit es maximalen Erfolg hat.

Aus meiner Erfahrung gewinnt ein solches Kick-Off mit zunehmender Größe des Projektes enorm an Bedeutung. Denn so kannst Du dafür sorgen, dass die Reibungsverluste von Beginn an niedrig bleiben und das Projekt mit vollem Schub startet.

Ich wünsche Dir viel Erfolg dabei! Und solltest Du Unterstützung beim Teambuilding benötigen, kannst Du hier Kontakt mit uns aufnehmen!

Die 38 teambildenden Maßnahmen als pdf und jeden Monat zusätzliche Teambuilding Ideen!

Sie erhalten keine Spammails von uns, keine Werbung und können unsere Mails jederzeit abbestellen. Auf Anfrage löschen wir Ihre Daten komplett.

Nein, ich möchte weiter suchen.

IM NEWSLETTER