Kick-Off Meetings erfolgreich gestalten – So startest Du erfolgreich in Dein Projekt

Andreas

In diesem Artikel zeige ich Dir, warum ein Kick-Off Meeting so wichtig für den Erfolg eines Projektes ist. Außerdem erfährst Du, wie Du so ein Meeting gestalten kannst, damit es erfolgreich wird.

Und welche Stolperfallen Du vermeiden solltest.

Stell Dir vor, Du trainierst eine Fußballmannschaft. Aber: Nur zwei Spieler wissen, worum es in dem Spiel überhaupt geht. Vor dem ersten Spiel hat die Mannschaft noch nie zusammen trainiert. Keiner weiß, in welcher Liga gespielt wird. Und wer welche Position besetzt ist auch nur so halb klar…

Was dieses Szenario mit einem Kick-Off Meeting zu tun hat?

Naja, so (oder so ähnlich) startet ein Projekt, wenn die Kick-Off Veranstaltung nicht genutzt wird, um den Start ins Projekt optimal zu gestalten. Oder gar nicht stattfindet.

Denn:

Wenn sie nicht stattfindet, fehlt gemeinsame Zeit, in der Ziele kommuniziert werden, Rollen geklärt, die Zusammenarbeit definiert und offene Fragen beantwortet. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Teamfindung.

Aber eines nach dem anderen?

Was ist ein Kick-Off Meeting?

Eine mögliche Definition: Im Projektmanagement markiert das Kick-Off Meeting den Start des Projektes: Alle Beteiligten (das Projektteam) treffen sich in dieser Besetzung (häufig) zum ersten Mal. Inklusive aller Stakeholder, also aller irgendwie zum Projekt in Beziehung stehenden Personen sowie der Projektleitung. Und gemeinsam wird der Startpunkt für das Projekt gesetzt. Mehr dazu findest Du hier.

Die Kick-Off Veranstaltung ist eine der wichtigsten Stationen im Projekt

Es beinhaltet das Vorbereiten des Teams auf die kommenden Aufgaben und darauf, ein definiertes Ziel unter Einhaltung des Budgets in einer bestimmten Zeit zu erreichen.

Die erste Möglichkeit, sich zu beschnuppern

Es bedeutet auch, die erste Möglichkeit für das Projektteam sich vor dem Start des ab und an irren Projektgeschäftes kennen zu lernen und die Aufgaben, Rollen und Zusammenarbeit zu definieren.

Also so etwas wie das Kennenlernen die Einsatzbesprechung vor dem Start eines gemeinsamen Fluges. Wird hier etwas vergessen, oder geht etwas schief, wird man die daraus resultierenden Probleme während der ganzen Reise nicht los. Ob man dann das Ziel letzten Endes erreicht? Wenn ja wahrscheinlich schon. Allerdings ist die Reise dann mühevoller als sie sein müsste.

Aber auch, wenn Teams im Unternehmen neu gebildet oder Abteilungen zusammen gelegt werden, ist ein Kick-Off Event empfehlenswert.

Warum ein schlechter Start das ganze Projekt gefährden kann?

Ganz einfach: Wenn die Spieler nicht von Anfang wissen, worum es geht, was das Ziel ist und wer welche Aufgabe zu erledigen hat, entsteht viel Unklarheit. Und im schlimmsten Fall resultiert daraus Demotivation.

Was daran so schlimm ist?

Es kostet.

Zeit und Energie.

Die besser in das gemeinsame Vorwärtskommen investiert wäre. Und gegen Ende unter Umständen fehlt. Denn, wenn sich Klärungsprozesse über Wochen hinziehen, kommen die eigentlichen Aufgaben zu kurz.

Zudem müssen häufig verschiedene Fachbereiche zusammen arbeiten und ein gemeinsames Verständnis des Problems und der bestmöglichen Lösung entwickeln. Da ist es hilfreich, wenn man sich vorher schon ein wenig kennengelernt und zusammen „trainiert“ hat.

Stellen Sie sich vor, an einem Hundeschlitten würden alle Hunde in verschiedene Richtungen rennen, weil keiner weiß wo es lang geht.

Geht es auch ohne

Bei PMBOK® Guide, ICB 3.0 und PRINCE2® ist kein Kick-Off Meeting vorgesehen. Dabei kommt es sicherlich auf Art, Größe und den genauen Auftrag des Projektes an. Je größer, umfassender und bedeutender ein Projekt ist, desto eher macht auch eine Kick-Off Veranstaltung Sinn.

Die Aufgaben des Kick-Offs

Hier ein kurzer Überblick, darüber, welche Elemente das Kick-Off Meeting für einen erfolgreichen Start ins Projekt beinhalten sollten.

  • // Motivation der Projektmitglieder: Es gilt, alle auf den gemeinsamen Weg mit zu nehmen
  • // Klarheit schaffen über Ziele, Aufgaben und Rollen
  • // Verbindlichkeit erzeugen
  • // Eine solide Basis für die gemeinsame Zusammenarbeit schaffen
  • // Ziel verdeutlichen: Ohne klares Ziel, keine effektive Arbeit
  • // Kennenlernen des Projektteams und der Stakeholder
  • // Projektmarketing – Was machen die da?
  • // Kritische Punkte schon vorab kommunizieren, um vorbereitet zu sein.

Das Problem – Der verrückte Meeting Wahnsinn

Genau! Jeder kennt es:
Meetings über Meetings bestimmen mittlerweile den beruflichen Alltag. Wie soll man da den Überblick behalten und sich lange an ein Einzelnes davon erinnern?

Aber:

Genau das braucht das Kick-Off Meeting. Es muss eine bleibende Erinnerung hinterlassen, Fragen beantworten und den Spielplan liefern.

Du hast recht: Ganz. Schön. Viel.

Und leider denken wir immer so furchtbar rational: Alles nur in eine Präsentation gesteckt und bei der Kick-Off Veranstaltung einmal vorgestellt. Dann wissen ja alle bescheid. Und das vor allem in den heute allgegenwärtigen IT-Projekten.

Da stellt sich die alles entscheidende Frage:

Wie kann ich ein Kick-Off Meeting erfolgreich gestalten?

Die einfache Antwort:
Durch gute Planung. Und: Es gilt, aus dem Meeting ein Erlebnis zu machen, das bleibenden Eindruck hinterlässt. Und das natürlich im positiven Sinn.

Du fragst Dich jetzt wahrscheinlich, was zu tun ist?

Exkurs: eine kurze – und wahrscheinlich unvollständige – Liste

Diese Aspekte gilt es in der Vorbereitung zu beachten:

  • //Einladung aller Stakeholder
  • //Aufstellen der Agenda
  • //Zusammenstellen und Aufbereiten der wichtigsten Informationen
  • //Entscheidung über ein Präsentationsformat
  • //Raum für das Kennenlernen der Teilnehmer berücksichtigen
  • //Teamentwicklung starten
  • //Projektplan inkl. Meilensteine kommunizieren
  • //Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten kommunizieren
  • //Einordnung des Projektes in das große Ganze
  • //Fragen aufnehmen und beantworten
  • //Das Team mitnehmen und Feedback einholen

Wie mache ich das Meeting unvergesslich? – Die vier Elemente erfolgreicher Kick-Offs

Geht es nicht auch ohne diese vier Elemente? Na klar, aber dann wird es halt…
Das musst du unbedingt berücksichtigen:

#1 – Starte die Teamentwicklung. Sofort!

In ein Projekt zu starten, ohne vorher die Teamentwicklung angestoßen zu haben, ist wie eine Mannschaft ins Spiel zu schicken, die noch nie zusammen trainiert hat.
Warum das so wichtig ist?
Normalerweise wird ein Projektteam aus verschiedenen Fachabteilungen zusammengesetzt. Man kennt sich nicht und die Unsicherheit ist große. Über die eigene Rolle und die der anderen. Je eher man sich kennenlernt, desto schneller kann sich eine effektive Kommunikation untereinander entwickeln.

#2 – Nimm. Die. Mitarbeiter. Mit!

Alle sind neu hier. Viele haben schon etwas über das Projekt gehört. Manche mehr, manche weniger und manche nur Gerüchte.
Und:
Daraus entstehen Fragen. Viele Fragen.
Und die gilt es aufzunehmen und zu beantworten.

Denn:

Nur so kannst Du Deine Leute von Anfang an einbinden. Wenn es noch Unklarheiten gibt, gilt es auch das zu kommunizieren. Jeder muss wissen, wie lange das Spiel geht, wer der Gegner ist und wie die Taktik aussieht.

#3 – Vermeide „Death by Powerpoint®“

Es gibt viel zu kommunizieren. Leider ist es unheimlich verlockend, einfach alles in eine Präsentation zu packen und zu versuchen, alle Infos auf einmal in die Köpfe der Teilnehmer zu pressen. Leider funktioniert das nicht. Warum kannst Du hier lesen. Die Kurzform: Bei zu viel monoton präsentierter Information schaltet unser Gehirn nach kurzer Zeit einfach ab. Das Resultat: Es bleibt nichts hängen.

Im Gegenteil:

Es entsteht eine unangenehme Erinnerung an die erste Zusammenkunft des Projektteams.

#4 – Raus aus dem gewohnten Umfeld

Du willst Aufbruchstimmung erzeugen? Dann ist die perfekte Location dafür wahrscheinlich einer der altbekannten, inspirierenden, unternehmenseigenen Meetingräume.

—Nicht.

Wenn Du wirklich was reißen willst, musst Du dafür sorgen, dass die Teilnehmer an Deinem Kick-Off aus Ihren gewohnten Mustern heraus gerissen werden. Dabei geht es nicht darum, ein möglichst teures Tagungshotel zu finden. Sondern einfach mal was anderes zu sehen. Das kann eine außergewöhnliche, einfache Location sein oder auch einfach mal ein anderes Unternehmen.

Weitere Erfolgsfaktoren

Gute Vorbereitung

Alle Infos müssen da sein und es sollte Einigkeit innerhalb und zwischen dem Leistungsteam und Stakeholdern demonstriert werden.

Ansonsten droht eine Gefahr:

Dass die Stimmung schon vor dem Start des Projektes angeknackst ist.

Positive Stimmung erzeugen

Eine positive Stimmung ist unglaublich hilfreich beim Start in ein Projekt. Und auch wenn im Kick-Off zwischendurch mal diskutiert werden darf, sollte vor allem am Ende nochmal ein positiver Ausblick stehen.

Warum?

Dazu findest Du in diesem Artikel weitere Infos.

Protokoll erstellen

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit und doch so oft vernachlässigt: Das Protokoll.

Sollte allerdings jemand später mal nach Informationen fragen, ist es unheimlich hilfreich, wenn Folien, Flipcharts oder Moderationskarten noch da oder zumindest als Fotoprotokoll vorhanden sind.

Externe Moderation nutzen

Damit sich alle Teilnehmer nur auf Ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können, hilft es, externe Moderation in Anspruch zu nehmen. Entweder interne Trainer oder gleich einen externen Moderator.

So können alle Beteiligten frei mitarbeiten, ohne Ihre Energie und Ressourcen in einer Doppelrolle zu verbrauchen.

Du erkennst wahrscheinlich langsam, dass es für ein erfolgreiches Kick-Off Meeting vor allem eines braucht:

Mut.

Mut, die Dinge mal etwas anders, oder sogar ganz anders anzugehen. Denn nur so kann sich Deine Veranstaltung wohltuend von anderen abheben.

Die gute Nachricht: So schwer ist es nicht.

Und:

Wir haben da mal etwas vorbereitet:

Der Spielplan für deine Auftakttagung

Eine beispielhafte Kick Off Meeting Agenda für dein Meeting:
#1 Begrüßung durch die Projektleitung und kurze (interaktive) Vorstellung der Stakeholder
#2 Direkter Start ins gemeinsame (erlebnisorientierte) Kennenlernen/ Teambuilding (ca. 3 Stunden)
#3 Vorstellung des Projektes inklusive Einordnung, Meilensteinen und Zielen
#4 Interaktive Fragerunde zur Präsentation
#5 Vorstellung von Rollen und Aufgaben
#6 Interaktive Q&A Session (evtl mit Poll Everywhere)hierzu. Aber Vorsicht: Nicht das ganze Projekt in Frage stellen lassen.
#7 Sammele die Erwartungen der Projektmitglieder an die Projektleitung, damit Sie wissen, was die Mitglieder für die bestmögliche Performance benötigen.Stelle Umgekehrt die Erwartung an die Mitarbeiter klar.
#8 Gemeinsamer Ausklang

Eine ausführliche Checkliste für die Vorbereitung Deines Kick-Off Meetings gibt es hier.

Fazit Kick-Off Meetings

Ich hoffe, Du hast in diesem Artikel einen Überblick darüber bekommen, warum ein Auftaktmeeting so wichtig ist und wie das Kick-Off Meeting aussehen sollte, damit es maximalen Erfolg hat.

Aus meiner Erfahrung gewinnt ein solches Kick-Off mit zunehmender Größe des Projektes enorm an Bedeutung. Denn so kannst Du dafür sorgen, dass die Reibungsverluste von Beginn an niedrig bleiben und das Projekt mit vollem Schub startet.

Ich wünsche Dir viel Erfolg dabei! Und solltest Du Unterstützung beim Teambuilding benötigen, kannst Du hier Kontakt mit uns aufnehmen!

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