Kick-Off

Offsite Meeting: So gestalten Sie das perfekte Offsite

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offsite meeting

Offsite Meeting – What the…?

Offsite Meeting:? Komisches Wort! Und doch einen genaueren Blick wert! Vor allem, wenn Sie Ihr Team gerne weiter entwickeln möchten. In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Offsite genau ist.

Und dazu noch einiges mehr:

Infos, Tips und Ideen. Dazu, wie Sie Ihr Offsite wirklich gewinnbringend gestalten. Und: Bei Bedarf unterstützen wir Sie natürlich gern dabei. 😉

Sind Offsite Meetings einfach alter Wein in neuen Schläuchen?

Die Antwort darauf ist nicht ganze eindeutig:

Teilweise ja, teilweise nein. Früher waren Tagung, Klausur, Teambuilding oder Meeting die Stichworte. Vor allem wenn es darum ging, sich zusammenzusetzen und zu besprechen, wie es weiter geht. Ein Offsite ist aber weder Tagung, noch Meeting. Denn: Das Ganze findet außerhalb der eigenen vier Bürowände statt. Ist aber nicht gleich eine Tagung mit zig Mitarbeitern oder Teams. Sondern? Ein Offsite Meeting ist ein Termin, den sich ein Team nimmt.

Wofür?

Um gemeinsam mal am Job statt im Job zu arbeiten. Und sich so als Team weiter zu entwickeln. Dabei geht es nicht nur um Management Teams, sondern auch um alle anderen Teams in einem Unternehmen.

Inhaltsverzeichnis: Hier aufklappen!

Warum ein Offsite Meeting – Was ist für Sie drin?

Ganz einfach: Im Alltag schleichen sich – trotz Organigramm und Prozessen – schnell Dinge ein, die ein Team einbremsen.

Worin?

Produktiv zu sein und gute Ergebnisse zu erzielen.

Und das stört!

Und zwar mit der Zeit gewaltig! Daher ist es auch so sinnvoll, immer wieder ein Offsite einzustreuen. Zwar geht so produktive Zeit verloren.

Aber:

Bei einer guten Ergebnissen während des Offsites zahlt es sich gleich mehrfach aus.

Wie genau?

  • Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter: Weil Dinge, die im Alltag stören, behoben werden. Zudem werden Rollen und Aufgaben dem Bedarf angepasst. Und: Jeder weiß, was der andere tut. Und wie er/sie arbeitet. Das bietet enorme Vorteile: Jeder weiß, was er erwarten kann. So  geht die Arbeit leichter von der Hand und alles flutscht schneller.
  • Hochwertige Ergebnisse des Meetings: Durch spannende Methoden und mehr Zeit bringt ein Offsite bessere Ergebnisse als herkömmliche Meetings. Wann arbeitet unser Denkapparat arbeitet am besten? Richtig: Wenn er entspannt ist und kein Zeitdruck vorhanden ist.
  • Lang anhaltende Erinnerung an die Tage. Aufgrund der Kombination aus Erlebnis, Teambuilding, Location und Ergebnissen brennen sich die Erinnerungen förmlich ins Gehirn.

So funktionierts – ein typischer Ablauf

So könnte ein Ablauf für ein Offsite Meeting aussehen.

Tag 1

  1. Treffen/Abfahrt
  2. Gemeinsames Mittagessen
  3. Teambuilding
  4. Pause zur freien Verfügung
  5. Gemeinsames Abendprogramm: Bspw. Kochen oder ein Cocktailkurs

Tag 2:

  1. Gemeinsame Morgenaktivität nach dem Frühstück
  2. Bearbeitung von aktuellen Themen mit kreativen Methoden. Mögliche Themen: Prioritäten, Ziele für das nächste Jahr, Struktur des Teams, Aufteilung der Aufgaben, Prozesse und so weiter.
  3. Gemeinsames Mittagessen
  4. Evtl. weitere Bearbeitung der Themen
  5. Abreise

 

Ideen fürs Offsite Meeting

Die geniale Kombination aus Teamentwicklung und Weiterentwicklung des Teams erfordert zwei Parts: Teambuilding Programme und innovative Methoden für den Meetingteil. Im folgenden listen wir erst Möglichkeiten für das Teambuilding auf. Dann folgen einige kreative Formate für den Workshop.

Teambuilding:

Beim Offsite Meeting gehen Meeting, kreative Arbeit „am Job“ statt „im Job“ und Teambuilding Hand in Hand. Am besten können de Ergebnisse aus dem einen Teil in den anderen einfließen.

Wie das geht?

Ganz einfach:

Nutzen Sie Teambuilding Programme, die auf der einen Spaß, Begeisterung und Zusammenhalt im Team fördern. Und: Auf der anderen Seite einen Transfer in den Alltag zulassen.

So zum Beispiel:

Mission Axolotl:

Teamfindung
Eine gelungene Kombination aus Teambuilding, Planspiel und Spaß und Begeisterung.

Und das Beste daran?

Spannung und Spaß werden mit einem innovativen Prozess zur Reflexion kombiniert! Dieser stellt sicher, dass alle Teilnehmer Ihre Perspektive teilen können. Egal, ob normalerweise eher zurückhaltend oder extrovertiert. Hier gibt es mehr Infos zur Mission Axolotl. Geeignet für 8 bis 60 Teilnehmer.

The Mission

Offsite Meeting Teambuilding
Ein großer Spaß! The Mission enthält sowohl Elemente von Escape Games als auch Teambuilding- Herausforderungen. Und die haben es in sich: Mal kniffelig, mal schwierig zu lösen und mal einfach mit jeder Menge Spaß! Mehr können Sie hier erfahren.

Mission CLAN Quest

CLAN Quest ist zugleich Teambuilding und Planspiel mit Impulsen für die Herangehensweise an die täglichen Aufgaben. Alle Teams starten gleichzeitig und mit gleichen Infos. Und doch kommen unterschiedliche Ergebnisse heraus. Warum? Damit beschäftigen sich die Teams im Anschluss! Weitere Infos zu CLAN Quest gibt es hier.

Cosmic Crumb

Geht es darum, Kollaboration über die Teamgrenzen hinweg erfahrbar zu machen, ist Cosmic Crumb das Mittel der Wahl. In einer verrückten Challenge spielen Teams nicht gegeneinander. Sondern: Miteinander. Und kommen nur so zum gemeinsamen Ziel! Mehr dazu: Bei Cosmic Crumb.

Nicht genug? Noch mehr Möglichkeiten finden Sie im Beitrag über Teamevent Ideen.

Kreative Methoden

offsite meeting kreative methoden
Mit kreativen Arbeitsmethoden stellen Sie eines sicher: Dass Ihr Offsite Meeting neben Teamzusammenhalt auch hochwertige Ergebnisse produziert! Hier eine kurze Auflistung von Ideen und Möglichkeiten dazu.

  • Draw Toast: Eine innovative und kreative Methode zur Entwicklung von Ideen oder Problemlösungen. Mehr Infos dazu unter Drawtoast.com.
  • Lego® Serious Play: Eine Methode, zur Problemlösung oder Innovation. Hier werden in einem moderierten Prozess Legosteine genutzt. Und damit neben dem Geist zusätzliche Ressourcen aktiviert. So kann einen breitere Bandbreite an Möglichkeiten abgedeckt werden. Zudem wird Kommunikation gefördert. Und sogar der Spaß bleibt nicht auf der Strecke!
  • Playmobil Pro®: Eine ebenfalls aktive Aufgabenstellung für Teilsegmente des Offsite Meetings. Hierzu werden Elemente von Playmobil ®genutzt. Allerdings mit einer Besonderheit: Zum Einsatz kommen hier komplett weiße Figuren. So kann diesen Figuren per Bemalung oder Beschriftung einen Bedeutung zugeschrieben werden. Mehr Infos unter: pro.playmobil.com.
  • Arbeiten mit Canvas-Modellen: Eine etwas kreativere Methode als das Beschriften von Moderationskarten. Es gibt vorgefertigte Grids, in denen sowohl mit Post-Its als auch mit Zeichnungen gearbeitet werden kann.
  • interaktive Beteiligung durch Polling: Statt stumpfem Sitzen und beschallt werden, bieten Offsite Workshops aktive Beteiligung. Beispielsweise durch Polling per App.
  • Our Future Blueprint: Ein komplettes Programm, aufgebaut wie eine Zukunftskonferenz. Hiermit ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter*innen, die Zukunft der Abteilung aktiv mit zu gestalten. Infos darüber gibt es hier.
  • World-Café oder Open Space
  • Das Anti Problem. Mehr Informationen zu diesem coolen Tool finden Sie bei Gamestorming.

 

Welche Zutaten brauchts noch, damit es so richtig rockt?

kreative Location

Wie bereits beschrieben: Unser Gehirn läuft am Besten, wenn man es lässt. Dazu sind neue Eindrücke, wohlfühlen und Entspannung am Wichtigsten. Und: Das gibt es nicht im Büro. Und auch nicht in einem stickigen Seminarraum. Daher: Raus aus dem Bekannten in einen kreative Umgebung. Also: Kein „Schulungszentrum“ aus den 70ern! Niedrige Betondecken im Stile eines Bunkers braucht niemand.

Viel hilft wenig oder weniger ist mehr.

Sobald wir für etwas bezahlen, möchten wir so viel wie möglich herausholen. Das dumme dabei: Unser Gehirn funktioniert nicht nach diesem Prinzip! Es gilt nicht: Je länger und je doller es sich anstrengt, desto besser der Output.

Sie kennen das wahrscheinlich: Die besten Ideen kommen Ihnen wo? Richtig: In der Dusche, Badewanne, Sauna oder beim Sport. Und nicht: Im stickigen Meetingraum.

Und: Was dann?

Weniger ist mehr! Es geht viel eher darum, Raum zu schaffen, in denen unser Denkapparat kreativ werden kann. Denn nur so kommen gute Ideen auf aktuelle Fragen zustande.

Packen Sie das Programm also nicht allzu voll und lassen Sie etwas Zeit für individuelle Aktivitäten, Sport oder Spaziergänge. Planen Sie zudem viele kurze Pausen ein. Ist ein Thema früher erledigt als gedacht: Perfekt! Setzen Sie eher auf Energie & Begeisterung statt zähes Meeting.

Professionelle Moderation

kann unter Umständen sehr hilfreich sein. Vor allem: Wenn Sie selbst erst wenig Erfahrung mit den genannten Methoden haben.

Vorher Fragen statt nachher bereuen

Klingt komisch, hilft aber: Häufig haben Chefs und Mitarbeiter unterschiedliche Perspektiven. Auch darauf, welche Themen aktuell am drängendsten sind. Fragen Sie daher ruhig vorher einmal in der Mannschaft nach, wo im Moment am ehesten der Schuh drückt. Die besten Ergebnisse erhalten Sie dabei bei anonymen Umfragen. Einfache Tools dafür sind bspw. Poll Everywhere oder Google Formulare.

Nachbereitung für optimale Umsetzung

Beim Offsite gilt, was bei allen anderen Meetings auch gilt! Aufschreiben alleine reicht nicht. Daher sollte auch beim Offsite am Ende ein Aktionsplan stehen. Und klar sein, wer für das Treiben der Themen verantwortlich ist. Zu oft habe ich schon das gleich Team ein Jahr später wieder getroffen – ohne jeglichen Fortschritt.

Locations für Ihr Offsite – Wo finde ich so etwas?

Die beste Location in Ihrer Nähe zu finden ist gar nicht so einfach. In diesem Artikel finden Sie verschiedene Tagungslocations für Ihr Offsite in ganz Deutschland verteilt. Dabei muss es nicht gleich teuer werden. Es finden sich bei etwas Recherche auch tolle Möglichkeiten für den kleineren Geldbeutel.

Weitere Ideen gibt es unter anderem auch bei Deskbooker, Spacebase oder Eventinc. Auf unseren Städteseiten finden Sie zudem weitere Locations in der jeweiligen Region. Denn bei aller Kreativität, die ein Location hervorbringt: Die Anreise sollte einfach und so kurz wie möglich sein.

Fazit Offsite Meeting

Zum erfolgreichen Gelingen für ein Offsite Meeting gehört eine Ganze Menge: Teambuilding Aktivitäten, Methoden, genug Zeit und Raum sowie eine passende Location. Besonders gute Ergebnisse werden Sie erzielen, wenn Sie alle Aspekte unter einen Hut bekommen. Dafür ist im Voraus einiges an Planung und Vorbereitung gefragt. Sollten Sie Unterstützung dabei (und in der Umsetzung) benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Schreiben Sie uns einfach, wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.

Teamfindung – 5 Tips für den Start in die erfolgreiche Zusammenarbeit

von
Teamfindung

In diesem Artikel geben wir 5 Tips, wie Sie die Zusammenarbeit in neuen Teams durch einen gelungen Workshop zur Teamfindung erfolgreich ankurbeln können.

TIPP 1 – BERÜCKSICHTIGEN SIE DIE PHASEN DER TEAMFINDUNG

Alle Teams durchlaufen die folgenden vier Phasen (kurzer Überblick) der Teamfindung:

Teamentwicklungsuhr für die Teamfindung

    1. Forming: Das Team kommt erstmals zusammen und lernt sich kennen. Diese Phase ist oftmals geprägt von Abtasten, Zurückhaltung und freundlichem Miteinander
    2. Storming: In dieser Phase geht es um die Rollenverteilung. Sie muss auf jeden Fall durchlaufen und abgeschlossen werden. Hier entstehen Konflikte, Kompetenzgerangel und es klärt sich langsam, wer welche Position in der Gruppe einnimmt. Klingt erstmal unangenehm, ist aber vollkommen normal.
    3. Norming: Nach der Klärung von Rollen und Hierarchie findet sich das Team langsam und entwickelt eigene Normen, erwünschte Verhaltensweise entstehen und man wird langsam arbeitsfähig.
    4. Performing: In dieser Phase ist die Teamfindung abgeschlossen und das Team ist in seiner Blüte angelangt. Es zeichnet sich durch gute Leistungen aus. Konflikte werden konstruktiv ausgetragen.

Um schnell ergebnisfähig zu werden, geht es vor allem darum die ersten beiden Phasen rasch hinter sich zu lassen. Stellen Sie daher von Anfang an sicher, dass Sie beim Kick-Off Zeit einplanen für:

#1 GEGENSEITIGES KENNENLERNEN

#2 KLÄRUNG DES GEMEINSAMEN ZIELES

#3 DEFINITION DER ROLLEN

#4 AUFGABENVERTEILUNG

Das Durchlaufen der Phasen der Teamfindung lässt sich durch den Einbau eines Katalysators in das Kick-Off beschleunigen. Hier kommt bspw. einem erlebnisorientierten Teambuilding Event in Frage.

38 Teambuilding Ideen als pdf zum mitnehmen!

IM NEWSLETTER

Sie erhalten das pdf mit den 38 teambildenden Maßnahmen, ca. einmal im Monat ein Update zu neuen Teambuilding Ideen und Infos über neue Blogbeiträge.

So wird die Phase des Kennenlernens beschleunigt und gleichzeitig entspannt und das Team kann sie schnell hinter sich lassen. Im Idealfall geht es schon relativ früh in die Storming Phase.

TIPP #2 – BINDEN SIE IHRE MITARBEITER AKTIV IN DIE TEAMFINDUNG EIN!

Es ist zwar oft verlockend, ein ganzes Seminar oder einen Workshop in Frontalbeschallung zu gestalten. Hilfreich ist das in diesem Fall allerdings nicht. Mit diesen zwei Schritten, binden Sie Ihre Mitarbeiter ein:

#1 ERHÖHEN SIE DIE RELEVANZ: Haben Sie schon im Vorfeld der Veranstaltung ein offenes Ohr für aktuelle Probleme Ihrer Mitarbeiter. Finden Sie heraus, wo der Schuh drückt und kategorisieren Sie die Ergebnisse. Darauf aufbauend können Sie ein Temafindungsseminar gestalten.

#2 UMSETZUNG: Im zweiten Schritt überlegen Sie, was zu tun ist und was Ihren Mitarbeiter hilft: Benötigen Sie mehr Informationen oder muss gemeinsame an Lösungen gearbeitet werden

Laut einer Studie vonHaufe/TNS Infratest wünschen sich 36% der Mitarbeiter eine stärkere Einbindung in Entscheidungen.

Ein tolles Tool für die aktive Einbindung auf Workshops und Trainings ist Poll-Everywhere.

TIPP #3 – LASSEN SIE DEN SPASS NICHT ZU KURZ KOMMEN!

Onboarding DayFirmenveranstaltung können eine langatmige Angelegenheit sein. Aber nicht Ihres!

#1 SPASS STATT LANGEWEILE: Um positive Erinnerungen zu schaffen sorgen Sie dafür, dass das Kick-Off nicht nur daraus besteht, die Köpfe qualmen zu lassen. Setzten Sie zur Teamfindung auch auf gemeinsame Aktivitäten und teambildende Maßnahmen.

#2 POSITIVE ERINNERUNGEN: Gestalten Sie ein Teamfindungs-Event, dass neben Ziel-, Rollen- und Aufgabenklärung auch positive Erlebnisse schafft, die das Team zusammenschweißen. So entstehen positiv besetzte Erinnerungen. Und die bleiben länger im Gedächtnis als die 244. Powerpoint-Schlacht 😉

#3 NICHT NUR ARBEIT: Statt den ganzen Tag an die Arbeit zu denken, räumen Sie den Kollegen etwas Freiraum ein. Wenn Sie sich schon die Zeit nehmen, sollte es auch die Möglichkeit zu ungezwungener Freizeitaktivität geben.

TIPP #4 – NUTZEN SIE EINE AUSSERGEWÖHNLICHE LOCATION

Des Maklers Lieblingsspruch gilt auch hier: LAGE, LAGE, LAGE:
Die Wahl der Location für Ihren Teamfindungs Workshop ist mit für den Erfolg der Maßnahme entscheidend: Soll es wirklich in den eigenen vier Wänden sein?

Besser nicht!

Es bietet sich an, die Veranstaltung an einen anderen Standort zu verlegen. So kommt niemand in Versuchung, die Mittagspause mit anderen Kollegen zu verbringen oder mal eben schnell zurück an den Arbeitsplatz zu laufen.

Schön sollte es sein und gleichzeitig gut erreichbar. Gutes Essen ist nie ebenso nie hinderlich.

LOCATION FÖRDERT KREATIVITÄT:

In Betonbunkern aus den 70ern mit niedrigen Räumen zu schmoren war wahrscheinlich schon damals nicht der Bringer. Es gibt wirklich tolle Tagungs und Meetinglocations. Suchen Sie also einen Ort, der zu Kreativität und Offenheit einlädt.

Tipp #5 – Gemeinsame Aktivität als i-Tüpfelchen

Teambuilding Turmbau

 

 

Warum das Sinn macht?

#1: ERLEBNISORIENTIERTE ÜBUNGEN ermöglichen zu erfahren, wie die Anderen „ticken“. Wer wie denkt, entscheidet und handelt und generell, welche Typen die Kollegen so sind. So kann man schnell erkennen, wer für welche Aufgaben und Rollen besonders geeignet ist.

#2 PERSPEKTIVWECHSEL: Workshops und Seminare zur Teamfindung ermöglichen zudem  den Wechsel der Perspektive: Man kann quasi live erleben, wie sich die Rolle der Führungskraft respektive des Mitarbeiters anfühlt. So kann Wertschätzung für die verschiedenen Rollen und Aufgaben der jeweils anderen entwickelt werden.

Fazit Teamfindung

Es macht auf jeden Fall Sinn, zum Start der gemeinsamen Zusammenarbeit oder bei Veränderungen des Teams einen Tag zur Teamfindung einzuplanen. So wird gewährleistet, dass sich das Team schnell entwickelt, Rollen und Aufgaben klärt und damit arbeitsfähig wird.

Sollten Sie auf der Suche nach Inspiration sein, schauen Sie doch mal bei unseren Teambuilding Ideen vorbei!

Benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung? Wir helfen gerne und unterstützen mit Rat und Tat für Ihr nächstes Teamtraining.

Kick-Off Events erfolgreich gestalten – So startest Du erfolgreich in Dein Projekt

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In diesem Artikel zeige ich Dir, warum ein Kick-Off Event so wichtig für den Erfolg eines Projektes ist. Außerdem erfährst Du, wie Du so ein Meeting gestalten kannst, damit es erfolgreich wird.

Und welche Stolperfallen Du vermeiden solltest.

Stell Dir vor, Du trainierst eine Fußballmannschaft. Aber: Nur zwei Spieler wissen, worum es in dem Spiel überhaupt geht. Vor dem ersten Spiel hat die Mannschaft noch nie zusammen trainiert. Keiner weiß, in welcher Liga gespielt wird. Und wer welche Position besetzt ist auch nur so halb klar…

Was dieses Szenario mit einem Kick-Off Meeting zu tun hat?

Naja, so (oder so ähnlich) startet ein Projekt, wenn die Kick-Off Veranstaltung nicht genutzt wird, um den Start ins Projekt optimal zu gestalten. Oder gar nicht stattfindet.

Denn:

Wenn sie nicht stattfindet, fehlt gemeinsame Zeit, in der Ziele kommuniziert werden, Rollen geklärt, die Zusammenarbeit definiert und offene Fragen beantwortet. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Teamfindung.

Aber eines nach dem anderen?

Was ist ein Kick-Off Meeting?

Eine mögliche Definition: Im Projektmanagement markiert das Kick-Off Meeting den Start des Projektes: Alle Beteiligten (das Projektteam) treffen sich in dieser Besetzung (häufig) zum ersten Mal. Inklusive aller Stakeholder, also aller irgendwie zum Projekt in Beziehung stehenden Personen sowie der Projektleitung. Und gemeinsam wird der Startpunkt für das Projekt gesetzt. Mehr dazu findest Du hier.

Die Kick-Off Veranstaltung ist eine der wichtigsten Stationen im Projekt

Es beinhaltet das Vorbereiten des Teams auf die kommenden Aufgaben und darauf, ein definiertes Ziel unter Einhaltung des Budgets in einer bestimmten Zeit zu erreichen.

Die erste Möglichkeit, sich zu beschnuppern

Es bedeutet auch, die erste Möglichkeit für das Projektteam sich vor dem Start des ab und an irren Projektgeschäftes kennen zu lernen und die Aufgaben, Rollen und Zusammenarbeit zu definieren.

Also so etwas wie das Kennenlernen die Einsatzbesprechung vor dem Start eines gemeinsamen Fluges. Wird hier etwas vergessen, oder geht etwas schief, wird man die daraus resultierenden Probleme während der ganzen Reise nicht los. Ob man dann das Ziel letzten Endes erreicht? Wenn ja wahrscheinlich schon. Allerdings ist die Reise dann mühevoller als sie sein müsste.

Aber auch, wenn Teams im Unternehmen neu gebildet oder Abteilungen zusammen gelegt werden, ist ein Kick-Off Event empfehlenswert.

Warum ein schlechter Start das ganze Projekt gefährden kann?

Ganz einfach: Wenn die Spieler nicht von Anfang wissen, worum es geht, was das Ziel ist und wer welche Aufgabe zu erledigen hat, entsteht viel Unklarheit. Und im schlimmsten Fall resultiert daraus Demotivation.

Was daran so schlimm ist?

Es kostet.

Zeit und Energie.

Die besser in das gemeinsame Vorwärtskommen investiert wäre. Und gegen Ende unter Umständen fehlt. Denn, wenn sich Klärungsprozesse über Wochen hinziehen, kommen die eigentlichen Aufgaben zu kurz.

Zudem müssen häufig verschiedene Fachbereiche zusammen arbeiten und ein gemeinsames Verständnis des Problems und der bestmöglichen Lösung entwickeln. Da ist es hilfreich, wenn man sich vorher schon ein wenig kennengelernt und zusammen „trainiert“ hat.

Stellen Sie sich vor, an einem Hundeschlitten würden alle Hunde in verschiedene Richtungen rennen, weil keiner weiß wo es lang geht.

Geht es auch ohne

Bei PMBOK® Guide, ICB 3.0 und PRINCE2® ist kein Kick-Off Meeting vorgesehen. Dabei kommt es sicherlich auf Art, Größe und den genauen Auftrag des Projektes an. Je größer, umfassender und bedeutender ein Projekt ist, desto eher macht auch eine Kick-Off Veranstaltung Sinn.

Die Aufgaben des Kick-Offs

Hier ein kurzer Überblick, darüber, welche Elemente das Kick-Off Meeting für einen erfolgreichen Start ins Projekt beinhalten sollten.

  • // Motivation der Projektmitglieder: Es gilt, alle auf den gemeinsamen Weg mit zu nehmen
  • // Klarheit schaffen über Ziele, Aufgaben und Rollen
  • // Verbindlichkeit erzeugen
  • // Eine solide Basis für die gemeinsame Zusammenarbeit schaffen
  • // Ziel verdeutlichen: Ohne klares Ziel, keine effektive Arbeit
  • // Kennenlernen des Projektteams und der Stakeholder
  • // Projektmarketing – Was machen die da?
  • // Kritische Punkte schon vorab kommunizieren, um vorbereitet zu sein.

Das Problem – Der verrückte Meeting Wahnsinn

Genau! Jeder kennt es:
Meetings über Meetings bestimmen mittlerweile den beruflichen Alltag. Wie soll man da den Überblick behalten und sich lange an ein Einzelnes davon erinnern?

Aber:

Genau das braucht das Kick-Off Meeting. Es muss eine bleibende Erinnerung hinterlassen, Fragen beantworten und den Spielplan liefern.

Du hast recht: Ganz. Schön. Viel.

Und leider denken wir immer so furchtbar rational: Alles nur in eine Präsentation gesteckt und bei der Kick-Off Veranstaltung einmal vorgestellt. Dann wissen ja alle bescheid. Und das vor allem in den heute allgegenwärtigen IT-Projekten.

Da stellt sich die alles entscheidende Frage:

Wie kann ich ein Kick-Off Meeting erfolgreich gestalten?

Die einfache Antwort:
Durch gute Planung. Und: Es gilt, aus dem Meeting ein Erlebnis zu machen, das bleibenden Eindruck hinterlässt. Und das natürlich im positiven Sinn.

Du fragst Dich jetzt wahrscheinlich, was zu tun ist?

Exkurs: eine kurze – und wahrscheinlich unvollständige – Liste

Diese Aspekte gilt es in der Vorbereitung zu beachten:

  • //Einladung aller Stakeholder
  • //Aufstellen der Agenda
  • //Zusammenstellen und Aufbereiten der wichtigsten Informationen
  • //Entscheidung über ein Präsentationsformat
  • //Raum für das Kennenlernen der Teilnehmer berücksichtigen
  • //Teamentwicklung starten
  • //Projektplan inkl. Meilensteine kommunizieren
  • //Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten kommunizieren
  • //Einordnung des Projektes in das große Ganze
  • //Fragen aufnehmen und beantworten
  • //Das Team mitnehmen und Feedback einholen

Wie mache ich das Meeting unvergesslich? – Die vier Elemente erfolgreicher Kick-Offs

Geht es nicht auch ohne diese vier Elemente? Na klar, aber dann wird es halt…
Das musst du unbedingt berücksichtigen:

#1 – Starte die Teamentwicklung. Sofort!

In ein Projekt zu starten, ohne vorher die Teamentwicklung angestoßen zu haben, ist wie eine Mannschaft ins Spiel zu schicken, die noch nie zusammen trainiert hat.
Warum das so wichtig ist?
Normalerweise wird ein Projektteam aus verschiedenen Fachabteilungen zusammengesetzt. Man kennt sich nicht und die Unsicherheit ist große. Über die eigene Rolle und die der anderen. Je eher man sich kennenlernt, desto schneller kann sich eine effektive Kommunikation untereinander entwickeln.

#2 – Nimm. Die. Mitarbeiter. Mit!

Alle sind neu hier. Viele haben schon etwas über das Projekt gehört. Manche mehr, manche weniger und manche nur Gerüchte.
Und:
Daraus entstehen Fragen. Viele Fragen.
Und die gilt es aufzunehmen und zu beantworten.

Denn:

Nur so kannst Du Deine Leute von Anfang an einbinden. Wenn es noch Unklarheiten gibt, gilt es auch das zu kommunizieren. Jeder muss wissen, wie lange das Spiel geht, wer der Gegner ist und wie die Taktik aussieht.

#3 – Vermeide „Death by Powerpoint®“

Es gibt viel zu kommunizieren. Leider ist es unheimlich verlockend, einfach alles in eine Präsentation zu packen und zu versuchen, alle Infos auf einmal in die Köpfe der Teilnehmer zu pressen. Leider funktioniert das nicht. Warum kannst Du hier lesen. Die Kurzform: Bei zu viel monoton präsentierter Information schaltet unser Gehirn nach kurzer Zeit einfach ab. Das Resultat: Es bleibt nichts hängen.

Im Gegenteil:

Es entsteht eine unangenehme Erinnerung an die erste Zusammenkunft des Projektteams.

#4 – Raus aus dem gewohnten Umfeld

Du willst Aufbruchstimmung erzeugen? Dann ist die perfekte Location dafür wahrscheinlich einer der altbekannten, inspirierenden, unternehmenseigenen Meetingräume.

—Nicht.

Wenn Du wirklich was reißen willst, musst Du dafür sorgen, dass die Teilnehmer an Deinem Kick-Off aus Ihren gewohnten Mustern heraus gerissen werden. Dabei geht es nicht darum, ein möglichst teures Tagungshotel zu finden. Sondern einfach mal was anderes zu sehen. Das kann eine außergewöhnliche, einfache Location sein oder auch einfach mal ein anderes Unternehmen.

Weitere Erfolgsfaktoren

Gute Vorbereitung

Alle Infos müssen da sein und es sollte Einigkeit innerhalb und zwischen dem Leistungsteam und Stakeholdern demonstriert werden.

Ansonsten droht eine Gefahr:

Dass die Stimmung schon vor dem Start des Projektes angeknackst ist.

Positive Stimmung erzeugen

Eine positive Stimmung ist unglaublich hilfreich beim Start in ein Projekt. Und auch wenn im Kick-Off zwischendurch mal diskutiert werden darf, sollte vor allem am Ende nochmal ein positiver Ausblick stehen.

Warum?

Dazu findest Du in diesem Artikel weitere Infos.

Protokoll erstellen

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit und doch so oft vernachlässigt: Das Protokoll.

Sollte allerdings jemand später mal nach Informationen fragen, ist es unheimlich hilfreich, wenn Folien, Flipcharts oder Moderationskarten noch da oder zumindest als Fotoprotokoll vorhanden sind.

Externe Moderation nutzen

Damit sich alle Teilnehmer nur auf Ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können, hilft es, externe Moderation in Anspruch zu nehmen. Entweder interne Trainer oder gleich einen externen Moderator.

So können alle Beteiligten frei mitarbeiten, ohne Ihre Energie und Ressourcen in einer Doppelrolle zu verbrauchen.

Du erkennst wahrscheinlich langsam, dass es für ein erfolgreiches Kick-Off Meeting vor allem eines braucht:

Mut.

Mut, die Dinge mal etwas anders, oder sogar ganz anders anzugehen. Denn nur so kann sich Deine Veranstaltung wohltuend von anderen abheben.

Die gute Nachricht: So schwer ist es nicht.

Und:

Wir haben da mal etwas vorbereitet:

Der Spielplan für deine Auftakttagung

Eine beispielhafte Kick Off Meeting Agenda für dein Meeting:
#1 Begrüßung durch die Projektleitung und kurze (interaktive) Vorstellung der Stakeholder
#2 Direkter Start ins gemeinsame (erlebnisorientierte) Kennenlernen/ Teambuilding (ca. 3 Stunden)
#3 Vorstellung des Projektes inklusive Einordnung, Meilensteinen und Zielen
#4 Interaktive Fragerunde zur Präsentation
#5 Vorstellung von Rollen und Aufgaben
#6 Interaktive Q&A Session (evtl mit Poll Everywhere)hierzu. Aber Vorsicht: Nicht das ganze Projekt in Frage stellen lassen.
#7 Sammele die Erwartungen der Projektmitglieder an die Projektleitung, damit Sie wissen, was die Mitglieder für die bestmögliche Performance benötigen.Stelle Umgekehrt die Erwartung an die Mitarbeiter klar.
#8 Gemeinsamer Ausklang

Eine ausführliche Checkliste für die Vorbereitung Deines Kick-Off Meetings gibt es hier.

Fazit Kick-Off Meetings

Ich hoffe, Du hast in diesem Artikel einen Überblick darüber bekommen, warum ein Auftaktmeeting so wichtig ist und wie das Kick-Off Meeting aussehen sollte, damit es maximalen Erfolg hat.

Aus meiner Erfahrung gewinnt ein solches Kick-Off mit zunehmender Größe des Projektes enorm an Bedeutung. Denn so kannst Du dafür sorgen, dass die Reibungsverluste von Beginn an niedrig bleiben und das Projekt mit vollem Schub startet.
Du suchst noch Möglichkeiten für dein Kick Off Event? Hier findest Du einige Ideen bei unseren Teambuilding Ideen. Und falls Du noch weitere Ideen brauchst, wirst Du bei unseren Teamevent Ideen sicher fündig.

Ich wünsche Dir viel Erfolg dabei! Und solltest Du Unterstützung beim Teambuilding benötigen, kannst Du hier Kontakt mit uns aufnehmen!

Azubi Welcome Day: So machen Sie aus Ihren Azubis wandelnde Empfehlungsschreiben

von
Weihnachtsfeier Programm Idee Christmas Mission
Stellen Sie sich vor, Sie könnten die neuen Azubis Ihres Unternehmens schon ab Tag eins ihrer Ausbildung, bspw. ab dem Azubi Welcome Day, in atmende Empfehlungsschreiben verwandeln: Begeisterte neue Mitarbeiter, die anderen potenziellen Azubis von ihrem Arbeitgeber berichten.

In Zeiten des Fachkräftemangels sicherlich eine Überlegung wert, oder?

Zu schön, um wahr zu sein?

Keinesfalls!

In den letzten fünf Jahren konnte ich gemeinsam mit einem Kunden genau das erreichen. Die Azubis sind von Tag eins an begeistert und empfehlen das Unternehmen direkt weiter.

Und es kommt noch besser:

Nebenbei lernen sie sich gegenseitig kennen, bauen Hemmungen ab, werden ihre Fragen los und lernen Ihren neuen Arbeitgeber kennen.

Zudem erhalten die Ausbilder die Gelegenheit, Ihre Azubis einmal in „freier Wildbahn“ zu erleben und sich nach Vorstellungsgesprächen und AC einen weiteren Eindruck zu bilden.

Vielleicht sitzen Sie gerade an Ihrem Schreibtisch, lesen diese Zeilen und stellen sich die Frage, wie so etwas funktionieren soll?

In vier Schritten zum Erfolg

In diesem Artikel zeige ich Ihnen meine fünf Schritte, mit denen Sie auch ein spannendens und interaktives Einführungsseminar gestalten, damit Ihre neuen Azubis auch zu wandelnden Empfehlungsschreiben werden. Und Sie somit mehr Interessenten für eine Ausbildung gewinnen.

Alles was Sie dafür brauchen, ist ein klein wenig Mut, die Dinge mal etwas anders anzugehen.

Das müssen Sie tun

Um zu erreichen, dass Ihre Azubis Sie begeistert weiter empfehlen müssen Sie fünf Dinge erreichen:

  1. Schnell das Eis brechen
  2. Den Wissenshunger mit Spaß und guter Laune stillen
  3. Ein überraschend anderes Seminar bieten als erwartet
  4. Die in den Köpfen der Azubis schlummernden Fragen beantworten
  5. Das Gefühl erzeugen, sich für den richtigen Arbeitgeber entschieden zu haben

Nachdem das geklärt ist, wie versprochen, die vier Schritte:

Schritt #1 – Das Eis brechen – durch aktives Kennenlernen

icebreaker azubis
Vielleicht erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Schultag? Mit einer riesigen Schultüte und einer spannenden Mischung aus Aufregung und Unsicherheit, ging es ab in einen neuen Lebensabschnitt: Die Schule.

So ähnlich – nur leider ohne Schultüte – geht es Ihren Azubis am ersten Tag ihrer Ausbildung. Verbunden mit der Tatsache, dass man sich unter lauter neuen Gesichtern ganz schön alleine fühlen kann. Und man überhaupt keine Ahnung hat, wie man sich in so einem Unternehmen eigentlich angebracht verhält.

Das bedeutet:

Man ist mehr damit beschäftigt, alles richtig zu machen als Informationen aufzunehmen.

Daher gilt als erstes:

Locker machen. Unsicherheit nehmen. Und das Eis brechen.

Wie das funktioniert?

  • Planen Sie ausreichend Zeit für aktives Kennenlernen der Azubis untereinander ein: Unterstützen Sie sie mit einer Mischung aus Ice-Breaker Games und Teamübungen, Gemeinsamkeiten zu entdecken, Hemmungen abzubauen, ins Gespräch zu kommen und sich kennen zu lernen. NIcht nur 30 Minuten, sondern eher einen halben Tag.
  • Verzichten Sie in den ersten beiden Tagen auf ausführliche Vorstellungsrunden der Vertreter verschiedener Organe, wie Betriebsrat, Gewerkschaften, Vorstand usw. Es ist absolut ausreichend, wenn Ausbildungsleitung und der ein- oder andere Ausbilder zugegen sind. Denn: Niemand kann sich alle neuen Gesichter auf einmal merken.
  • Verzichten Sie auf Präsentationen über das Unternehmen

Ich nutze gerne eine Kombination aus diesen Bereichen dafür:

  • Soziometrische Aufstellungen
  • Kennenlernübungen
  • Teambuilding Aufgaben

Schritt #2 – gehirngerechtes Lernen: Aktiv und engagiert

Lernen Azubis
Nach dem Kennenlernen gilt es, ein wenig tiefer ins Unternehmen einzutauchen:

  • Wie verdient es sein Geld?
  • Was tut es für seine Kunden?
  • Welche Abteilungen gibt es?
  • Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
  • Wofür gibt es Geld aus?
  • Wer sind die Ansprechpartner

Und hier können Sie zum ersten Mal wirklich einen Unterschied machen!

Denn:

Wo andere erfolglos versuchen, Organigramme in Schriftgröße 12 in die Köpfe der Azubis zu pressen und dabei deren Energie und Aufmerksamkeit in den Keller fahren, können Sie positiv überraschen und die Dinge einmal anders anzugehen, als erwartet.

Wie?

Aktives und gehirngerechtes Lernen macht gute Laune und bleibt hängen

Fragen Sie sich gerade, wie das mit dem gehirngerechten und aktiven Lernen gehen soll?

Kein Sorge, hier kommen mehr Infos.

Grundlegend geht es darum, die Veranstaltung weg vom Konsum der Informationen zu bringen und aktives Erarbeiten zu ermöglichen.

Es geht allerdings nicht nur darum, in Kleingruppen Inhalte und Fragen selbst zu erarbeiten und danach vorzustellen.

Sondern?

Zusätzlich eine Methode zu nutzen, die alle Teilnehmer einbindet und gleichzeitig eine Menge Spaß macht. Denn nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Azubis davon positiv berichten werden.

Das können Sie tun

Ich nutze für die Vermittlung von Informationen zum Unternehmen in der Regel eine von zwei (oder beide) Möglichkeiten:

#1 eine interaktive Schnitzeljagd, auf der Informationen gesammelt und Fragen bearbeitet werden. Am Ende wird dann alles nochmal gemeinsam zusammengefasst. Mehr zur interaktiven Schnitzeljagd und wie Sie eine gestalten können, finden Sie hier.

#2 Das Erstellen kleiner Filme via iPad zu einem vorher festgelegten Thema. Dabei erhalten Sie alle nötigen Informationen in Schriftform, recherchieren selbstständig im Internet oder interviewen die Ansprechpartner vor Ort. Durch den Film wird die Dokumentation direkt mitgeliefert. Im Anschluss werden alle Filme präsentiert und es dürfen Fragen gestellt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie in diesem Beitrag.

Das sorgt dafür, dass die Teilnehmer in Bewegung bleiben, sich selbst mit dem Thema beschäftigen, Inhalte erarbeiten und dabei miteinander in Kontakt stehen um ein eigenes, kreative Ergebnis produzieren, das über die Veranstaltung hinaus Bestand hat.

Dabei entsteht eine Menge Spaß und Begeisterung. Das wiederum führt dazu, dass Ihre Azubis von Ihren ersten Arbeitstagen schwärmen. Und das ist eine perfekte und kostenfreie Werbung für Sie und Ihr Unternehmen.

Vielleicht sitzen Sie gerade an Ihrem Schreibtisch und fragen sich, ob solch ein Vorgehen nicht ein wenig zu aufwändig und zeitintensiv für die Vermittlung von Informationen ist? Und ob sich solch ein Vorgehen wirklich lohnt?

Falls ja, dann ist der folgende kleine Exkurs etwas für Sie. Falls nicht, können Sie weiterscrollen.

Exkurs: So lernt unser Gehirn

Um gehirngerechtes Lernen in drei Schritten anzustoßen

1. Aufmerksamkeit erhalten

Damit Informationen den Weg ins Gehirn finden, benötigt man erst einmal seine Aufmerksamkeit.
Leider läuft es über weite Teile eines Tages auf Autopilot. Erst wenn etwas Unvorhergesehens passiert kommt es auas seinem Modus heraus und ist bereit, sich damit auseinander zu setzen. Das merkst man immer dann, wenn Du zum Beispiel Deinen Kaffee verschüttest oder auf der Autobahn die Ausfahrt verpasst. Auf einmal bist Du hellwach, Dein Rechner erwacht aus dem Standby und sucht nach einer Lösung.

2. Aufmerksamkeit behalten

Haben Sie schon jemals eine längere Präsentation über sich ergehen lassen müssen? Wahrscheinlich haben Sie festgestellt, dass Sie irgendwann müde werden und ihre Gedanken abzuwandern beginnen. Das passiert unserem Gehirn immer dann, wenn es 1. um es herum zu monoton wird. Gleiche Stimme, gleiche Tonlage usw.. Und 2. wenn zu viele abstrakte Infos ankommen. Es gehen nämlich nur ca. 7+/- 2 Informationen auf einmal hinein.
Wir sind zwar in der Lage durch Beobachtung zu lernen und zuzuhören. Allerdings müssen wir, um wirklich länger aufmerksam zu sein, selber aktiv werden. Das ermöglicht uns, Schritt für Schritt vorzugehen, uns mit anderen aus zu tauschen und die Informationen auch tatsächlich zu verarbeiten.

Emotionen und zusammenhängende Geschichten statt isolierter Fakten

Lassen Sie mich eine Frage stellen: Woran erinnern Sie sich am Ende eines Tages am besten und was erzählen Sie Freunden, Familie und Bekannten? Die neuesten Fakten aus der letzten Powerpoint oder die Story von dem etwas anderen Einführungsseminar? Sehen Sie.

Dafür verantwortlich sind zwei Dinge:
1. Unser Gehirn denkt nicht in isolierten Fakten, sondern in Zusammenhängen: Es knüpft an vorhandene Infos an und macht eine Geschichte daraus.
2. Am besten behalten wir die Dinge, die uns emotional berühren: Traurige Geschichten, Schocks oder Tätigkeiten, die uns viel abverlangen oder einfach eine Menge Spaß machen.

Haben Sie schon gemerkt, dass das bedeutet, dass möglichst viele Infos in einer Präsentation möglicherweise zum genauen Gegenteil dessen führen kann, was man erreichen möchte? Statt viel mitzunehmen, führt es zu Langeweile und Frustration.

Schritt #3 – Fragen beantworten

Azubi Welcome Day Fragen
Sie haben es fast geschafft, aber es fehlen noch zwei Schritte, um das Ganze rund zu machen.
Ihre Azubis werden viele Fragen haben. Und damit sie weiter Sicherheit gewinnen und arbeitsfähig werden, müssen diese Fragen beantwortet werden.

Es gibt nur ein Problem:

Wie kommen Sie an diese Fragen heran?

Wahrscheinlich haben Sie auch schon einmal folgende Situation erlebt: Die Aufforderung vor versammelter Mannschaft Fragen zu stellen führt in der Regel zu drei Dingen:

A// Totenstille
B// Peinlichem Räuspern
C// Einigen Alibifragen

Daher nutze ich für Fragen – aber auch für das Feedback – ein ipad basiertes System, mit dessen Hilfe die Teilnehmer Ihre Fragen direkt anonym auf den Beamer schicken können. Dabei können die Fragen, die mehrere Leute interessieren von den Teilnehmern mit einem „like“ versehen werden und landen so ganz oben.

Daraufhin können die wichtigsten Fragen direkt vor Ort beantwortet werden. So stellen Sie sicher, dass Sie keinen der Teilnehmer verlieren und die relevantesten Informationen verteilt werden.

Schritt #4 – Ergebnisse sichern durch etwas andere Wiederholung

Lernen wiederholung
Die Erkenntnisse des Tages sollen nachhaltig sein? Ich verrate Ihnen zwei der wichtigsten Zutaten dafür!

Und es ist gar nicht so schwer, darauf zu kommen. Es ist:

#1 – Wiederholung.

Einerseits die wirkungsvollste Methode, um Inhalte längerfristig im Gehirn zu speichern und anderereits ein von Schülern weltweit verhasstes Instrument. Denn es gibt nichts langweiligeres als Dinge mehrmals zu hören und sehen.

#2 – Abrufen

Der so genannte Testing Effect besagt, dass die Behaltens- und Abrufwahrscheinlichkeit von Informationen steigt, wenn man sie nach der Aufnahme (frei)abruft. Also nicht nur wiederholen, sondern tatsächlich abrufen.

Die Aufgabe ist es also, eine Situation zu erschaffen, indem die neu erworbenen Infos abgerufen müssen. Aber nicht durch einen klassischen Test, sondern mit Spaß und möglichst interaktiv.

Die Lösung

Ich nutze zu diesem Zweck häufig ein interaktives Quiz, in dem die Azubis in Kleingruppen via iPad gegeneinander antreten und quasi nebenbei die Inhalte des Tages rekapitulieren. Genauso kann man das Quiz natürlich ganz klassische veranstalten. Allerdings hat die Variante mit Tablets den Charme, dass alle gleichzeitig involviert sind und jedes Team jede Frage beantwortet.

Schritt #5 – Ein energetisierender Abschluss

Azubis Begeisterung
Auf diesen letzten Schritt #5 sollten Sie nicht verzichten: Ein ungezwungener Abschluss mit viel Spaß. Damit sich alle mit einem Lächeln im Gesicht auf den Heimweg machen können und auf den nächsten Tag freuen.

Warum das so wichtig ist?

Unser Gehirn ist zu außergewöhnlichem imstande: Es generalisiert unsere Wahrnehmung. Nehmen wir eine Eigenschaft einer Situation, einer Sache, Marke oder Person als positiv war, schreiben wir ihr auch noch weitere positive Attribute zu. Der so genannte Halo- Effekt.

Gehen die neuen Azubis also mit guter Laune und einem Lächeln nach Hause, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass davon etwas auf die gesamte Veranstaltung und das Unternehmen abstrahlt höher, als wenn alle müde und mit qualmenden Köpfen nach Hause gehen.

Und, funktionieren diese schritte gut?

Na klar und zwar sehr gut. Hier eine kleine Sammlungen von Rückmeldungen vom Ende des ersten Tages eines Azubi Welcome Day für einen Kunden.
Feedback Azubi Welcome Day

Fazit

Häufig berichten die Azubis nach dem ersten Ausbildungstag vom Austausch mit Freunden und Bekannten, die auch gerade eine Ausbildung begonnen haben. Und häufig sind deren Erfahrungen ganz anders: Langweilig. Normal. Teilweise frustrierend.

Ihre neuen Azubis haben dagegen etwas erlebt, das sie nicht erwartet haben, haben dabei jede Menge Spaß gehabt und sich dabei sogar noch mit den richtigen Inhalten auseinandergesetzt. Und das intensiver als mit jeder Powerpoint®. Und genau das macht aus Ihnen wandelnde Empfehlungsschreiben für Ihr Unternehmen.

Wie geht es jetzt weiter?

Brauchen Sie Unterstützung bei der Konzeption, Planung oder Umsetzung einer solchen Veranstaltung, damit auch Ihre Azubis zu wandelnden Empfehlungsschreiben werden? Ich helfe gerne!

Und das Beste: Wir können uns erstmal vollkommen unverbindlich und kostenfrei kennen lernen. Schreiben Sie mir einfach unter dieser Adresse.

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